賃貸借契約を結ぶ際の必要書類は？必要な理由についても解説

賃貸物件に入居するためには、貸主と賃貸借契約を結ぶ必要がありますが、そのときにさまざまな書類の提出を求められます。
スムーズに契約を結べるよう、どのような書類が必要なのかを事前に把握しておきましょう。
そこで今回は、賃貸借契約を結ぶときの必要書類である印鑑証明書と住民票、収入証明書の概要と必要な理由、取得方法について解説します。
賃貸物件をお探しの方は、ぜひ参考にしてみてください。

賃貸借契約を結ぶ際の必要書類1：印鑑証明書

賃貸借契約を結ぶときの必要書類としてまず挙げられるのは、印鑑証明書です。
印鑑証明書とはどのような書類なのか、その概要と賃貸借契約を結ぶときに必要な理由、取得方法について解説します。

印鑑証明書とは

公的な書類を作成するときや、重要な契約を結ぶ際には、署名と実印による捺印が必要になります。
実印とは、市区町村役場に印鑑登録し、公的に認められた印鑑を指します。
印鑑証明書とは、書類上に表示された印影が市区町村役場に登録された印鑑であること、そして登録者本人のものであることを公的に認める書類です。
正式には、「印鑑登録証明書」といいます。

賃貸借契約を結ぶときに印鑑証明書が必要な理由

賃貸借契約を結ぶときには、一般的に連帯保証人を立てることを求められます。
連帯保証人とは、貸主と同等の支払い義務を負う方のことです。
連帯保証人は、借主が家賃を滞納したり、物件を破損した場合の修繕費を支払えなかったりした場合に、借主に代わって弁済しなければなりません。
借主が連帯保証人を立てることによって、貸主は安定した家賃収入を得られるため、安心して賃貸借契約を結べるのです。
連帯保証人は、賃貸借契約書に署名と実印で捺印する必要があります。
実印は、そもそも人に貸すことはほぼありませんが、勝手に捺印することがないとも限りません。
そこで、印鑑証明書の添付があれば、その実印が連帯保証人のもので間違いないこと、本人の意思で賃貸借契約書に捺印したことの証明になるのです。
なお、借主本人は基本的に認印と家賃を引き落とす銀行口座の銀行印があれば問題ないことが多いですが、実印による捺印と印鑑証明書の添付を求められる場合もあります。
連帯保証人は、実印による捺印と印鑑証明書の添付が必要です。

印鑑証明書の取得方法

印鑑証明書は、住所地の市区町村役場の窓口で取得できます。
取得するために実印を持参する必要はありませんが、印鑑登録証と本人確認書類、認印が必要です。
代理人に依頼する場合は、代理人の本人確認書類と、自治体によっては委任状の提出を求められる場合があります。
平日に市区町村役場の窓口に出向くのが難しい場合は、マイナンバーカードがあれば、コンビニエンスストアのマルチコピー機で取得することも可能です。
なお、マイナンバーカードの使用は本人に限られているため、代理人がコンビニエンスストアで取得することはできません。

賃貸借契約を結ぶ際の必要書類2：住民票

賃貸借契約を結ぶときの必要書類として、住民票も挙げられます。
そこで次に、住民票の概要と賃貸借契約を結ぶときに必要な理由、取得方法について解説します。

住民票とは

住民票とは、各市区町村に住んでいる住民の情報を記載する帳票のことです。
住民票には、氏名や生年月日、性別、住所、住民となった年月日などが記載されています。
住民票は、主に身分証明や住所の証明として利用される書類です。
住民票そのものを取得することはできず、交付されるのは「住民票の写し」です。
希望により、世帯主や戸籍、マイナンバーを記載したものを取得することもできます。

賃貸借契約を結ぶときに住民票が必要な理由

賃貸借契約を結ぶためには、本人の身元確認が必要です。
そのため、本人確認書類の提出を求められます。
一般的には、運転免許証やパスポートなど写真付きのものを提示しますが、それだけではなりすましの可能性もあります。
住民票は、住所が変わったら変更しなければなりませんが、運転免許証に記載されている住所が旧住所のままになっているケースも少なくありません。
したがって、現在の居住地を確認するために、住民票の写しを提出するよう求められるのです。
なお、住民票の写しには、世帯全員分（謄本）と、世帯の一部（抄本）があります。
独身の方が一人暮らしをするために賃貸物件を借りるのであれば、その方だけの情報が記載されている「妙本」を提出します。
家族みんなで入居する場合は、世帯全員分が記載されている「謄本」が必要です。
また、友人同士でルームシェアする場合や、カップルが同棲する場合は、それぞれが住民票を取得して提出しなければなりません。

住民票の取得方法

住民票は、市区町村役場の窓口で取得できます。
住所地以外の窓口でも取得可能ですが、その場合本籍地は記載されません。
一緒に住んでいる家族であれば、代理で取得することが可能です。
また、印鑑証明書と同様、マイナンバーカードがあれば、本人に限りコンビニエンスストアのマルチコピー機で取得することもできます。
なお、住民票そのものに有効期限はありませんが、賃貸借契約の際に提出を求められるのは、3か月前までに取得した住民票です。
昔に取得した住民票が余っていたとしても、3か月以上の前の住民票は無効になってしまいます。
また、マイナンバーの記載がない住民票を取得し提出してください。
マイナンバーが記載されている住民票は、個人情報保護の観点から、不動産会社は受け取ることができないため注意が必要です。

賃貸借契約を結ぶ際の必要書類3：収入証明書

賃貸借契約を結ぶ際には、家賃を支払えるだけの収入があるかどうかも貸主が気になるポイントです。
したがって、借主の収入を証明できる書類が必要です。
そこで最後に、賃貸借契約を結ぶ際の必要書類として、収入証明書の概要や必要な理由、取得方法について解説します。

収入証明書とは

収入証明書とは、文字どおり収入を証明する書類です。
収入証明書は正式名称ではなく、主に以下のような書類のなかから必要なときに選んで提出します。

●所得証明書
●源泉徴収票
●確定申告書

借主が学生の場合には、連帯保証人の収入証明書が必要です。

収入証明書が必要な理由

賃貸物件に入居するためには、入居審査にとおらなければなりません。
入居審査で貸主がとくに注目するのは、家賃を問題なく支払えるかどうかです。
貸主にしてみれば、収入がない方に部屋を貸しても家賃収入を得られない恐れがあるため、収入を確認し家賃に見合っているかどうかを審査するのです。

収入証明書の取得方法

先述した3種類の書類の取得方法について解説します。
所得証明書
所得証明書は、前年度の所得を証明する書類で、所得額と課税額が記載されています。
市区町村役場で取得できますが、前年度分の所得証明書を取得できるのは、6月中旬ごろです。
源泉徴収票
源泉徴収票とは、1年間の給与収入と納付した所得税額、控除額などが記載された書類です。
サラリーマンの方は、毎年12月に勤務先から発行されます。
確定申告書の写し
自営業の方や、給与以外にも収入がある方は、確定申告が必要です。
そのときに提出した確定申告書の写しを収入証明書として利用できます。

まとめ

賃貸借契約を結ぶ際には、住民票や収入証明書が必要です。
また、連帯保証人を立てる場合は、連帯保証人が契約書に捺印した実印の印鑑証明書と、収入証明書も提出を求められます。
これらの書類は、入居審査で借主の身元や支払い能力を確認するために必要なので、賃貸物件に入居することを決めたら早めに準備しておきましょう。